- Vul tijdig het tornooireglement in! Spelers kunnen pas inschrijven via de website van zodra dit in orde is.
- De inschrijvingsperiode voor tornooien gaat online open op 4 weken voor de start van het tornooi om 7 uur ‘s morgens.
- Kunnen bepaalde reeksen niet doorgaan? Duid dit dan aan in Elit > Tornooiadministratie > Tornooi beëindigen > Kies de reeks en zet de status daarvan op "afgelast".
- Vergeet ook niet om de ingeschreven spelers van de afgelaste reeks terug te betalen. Dit doe je via Elit > Tornooien > Afgelaste reeksen terugbetalen.
- Heb je reeksen die je initieel niet aangevraagd hebt, maar toch wil laten doorgaan? Of wil je bepaalde reeksen wijzigen? Vraag dit dan minstens 6 weken voor aanvang van het tornooi aan via elit@tennisvlaanderen.be.
- Let op voor de controle op onbetaalde vervallen facturen. Bij clubs die nog achterstallige facturen hebben (30 dagen na vervaldatum nog niet betaald), sluiten we de inschrijvingen voor tornooien automatisch af. Controleer dus even in Elit 2.0 (Club – Factuuroverzicht) of er nog openstaande facturen zijn, zodat de tornooi-inschrijvingen vlot kunnen verlopen.
- Heb je reeksen met een max. aantal deelnemers? Dan kunnen je eigen clubleden 1 dag voor het opengaan van de inschrijvingen voorinschrijven voor die reeks op je tornooi. Dit kan voor max. 25% van het maximum aantal deelnemers. Voorinschrijven lukt via de website of app, niet via Elit. Lees hier meer over de voorwaarden.
Organisatie tennistornooien - Tennis en Padel Vlaanderen
Organisatie tennistornooien
Welke tornooien kan ik aanvragen?
Voor deze circuits kan je een tornooi aanvragen:
- Ethias Tennis Tour Junior: vanaf maandag 20 april 2026 tot en met zondag 18 oktober 2026.
- Tennis Tour: vanaf maandag 20 april 2026 tot en met zondag 18 oktober 2026.
- Lotto Belgian Circuit: vanaf maandag 20 april 2026 tot en met zondag 18 oktober 2026.
- Tennis Fundays: vanaf maandag 20 april 2026 tot en met zondag 18 oktober 2026.
- Belgium Wheelchair Tennis Tour: vanaf maandag 20 april 2026 tot en met zondag 18 oktober 2026.
Belangrijke data om rekening met te houden:
- Krokusvakantie = vanaf zaterdag 14 februari 2026 tot en met zondag 22 februari 2026
- Paasvakantie = vanaf zaterdag 4 april 2026 tot en met zondag 19 april 2026
- Herfstvakantie = vanaf zaterdag 31 oktober 2026 tot en met zondag 8 november 2026
- Kerstvakantie = vanaf zaterdag 19 december 2026 tot en met zondag 3 januari 2027
Aanvraagperiode wintertornooien van 15 mei 2026 tot 15 juni 2026
Wanneer kan ik tornooien aanvragen?
Winterseizoen 2026-2027
Tornooien voor het winterseizoen 2026-2027 kan je aanvragen van 15 mei tot 15 juni 2026.
Zomerseizoen 2027
Tornooien voor zomerseizoen 2027 kan je aanvragen van 15 november tot 15 december 2026.
Hoe vraag ik een tornooi aan?
- Vraag je tornooien aan via de nieuwe Elit 2.0 - clubtoepassing.
- Lees zeker de volledige handleiding over het organiseren van tennistornooien, zo helpen we je op weg!
- Buiten de voorziene periodes aanvaarden we geen aanvragen.
Hoe promoot ik mijn tornooi?
Zet je tornooi op verschillende manieren in de kijker:
- Stuur een mail via Elit 2.0 naar je vorige tornooideelnemers. Dit kan via ‘Tornooien’ > ‘Mails’ > ‘Planningsmails’. Bekijk hier hoe je dit best doet.
- Stuur een mail naar al jullie leden vanuit het gratis clubplatform Spotler in jullie huisstijl. Héél handig is dat jullie ledenlijsten dagelijks geüpdatet worden.
- Tag @tennisvlaanderen als je post op Instagram: we delen leuke tornooiverhalen met veel plezier.
- Post via Elit 2.0 zeker een nieuwsbericht in de app en voeg het ook toe als event, zodat jouw leden op de hoogte zijn van jouw tornooi. Clubleden kunnen immers één dag vroeger inschrijven dan de andere spelers (meer info hierover bij ‘Enkele belangrijke aandachtspunten’ > ‘Voor het tornooi’).
Enkele belangrijke aandachtspunten
Alle clubs die een tornooi organiseren, moeten de Elit-clubtoepassing gebruiken. Hieronder geven we alvast de belangrijkste aandachtspunten mee. Succes!
Voor het tornooi
Tijdens het tornooi
- De tabellen dien je op dezelfde dag als de loting te publiceren op de site. Van zodra je één uitslag invult in Elit, gaan de tabellen automatisch naar de website.
- Vul steeds de uitslagen in na elke match! Zo zijn ze zijn onmiddellijk zichtbaar op de website en kan iedereen de tabellen en uitslagen tijdens het tornooi raadplegen. Een niet-gerechtvaardigde WO geef je in als "FF"; een gerechtvaardigde WO als "WO".
- Vul ook de namen van de scheidsrechters in bij de respectievelijke gearbitreerde wedstrijden.
- Deel de tennispins met leuke smileys uit!
- Tennis Vlaanderen zet verder in op een positieve tornooi-beleving. Speciaal voor de Tennis Tour Junior zijn daarom ook voor dit seizoen zes nieuwe pins gemaakt!
- Gebruik deze pins om na de eerste wedstrijd uit te delen aan de spelers en help ze zo mee omgaan met winst (‘Yes, you did it!’) en verlies (‘Jammer, volgende keer beter!’). Op die manier kan jij als wedstrijdleider mee helpen het verschil te maken.
Na het tornooi
- Vul alle uitslagen van de finaledag ten laatste in tegen 19u00.
- Onmiddellijk na afloop van het tornooi beëindig je je tornooi via Elit (via "tornooiadministratie - tornooi beëindigen", kies de status "beëindigd"). Dit is voor ons het sein dat de rankings kunnen opgemaakt worden en dat de stempels van de deelnemers op hun online spaarkaart komen.
- De scorekaarten met opmerkingen/waarschuwingen dienen online doorgestuurd worden naar officials@tennisenpadelvlaanderen.be, de overige scorekaarten worden op de club bewaard en kunnen d.m.v. steekproef opgevraagd worden.
- Vul je de tornooi-uitslagen te laat in of is er een tussenkomst nodig van het secretariaat voor rechtzettingen? Dan volgt er helaas een boete van € 25.
Enkele nuttige tips:
- Wist je dat de sluitingsdatum voor een reeks alleen dient ingevuld te zijn bij de reeksen van het Belgian Circuit? Voor andere reeksen laat je dit veld best leeg.
- Kijk zeker de beschikbaarheid/ vaste planning na: staan de blokken correct vermeld? De spelers krijgen de beschikbaarheidstabel te zien in de app / op de website tijdens het inschrijven. Via de beschikbaarheidstabel kunnen ze aangeven wanneer ze wel of niet beschikbaar zijn om hun tornooiwedstrijd(en) te spelen.
- Verwerk tijdig je inschrijvingen.
- XL-tornooi: Maak vooraf je planning en voorzie voldoende tijd en ruimte om alles gelijkmatig gespeeld te krijgen.
- XL-tornooi: Communiceer tijdig de planning van de wedstrijden.
- Check vooraf je belijningssets voor U9 en U11.
- Check zeker tijdig jullie clubdoos voor de bekers, medailles én pins.
- Staan je bekers voor de winnaars van de Ethias Tennis Tour Junior klaar?
Ook dit seizoen voorzien we een mooie medaille voor elke finalist. - Deel de nieuwe, coole tennispins zeker uit bij het aanmelden van de speler.
- Staan je bekers voor de winnaars van de Ethias Tennis Tour Junior klaar?
- Vergeet niet om bij de instellingen voor online betalingen te controleren of deze op 'Ja' staan. Op die manier kunnen spelers gemakkelijk online betalen en hoef je geen contant geld te hanteren.
Wat zijn de nieuwste regels rond arbitrage?
- Tennis Tour
- Enkelfinales met 1 roving (vliegende) umpire per 4 wedstrijdterreinen.
- Tennis Tour Junior
- Wedstrijdassistent bij poulewedstrijden U9 en U11.
- 1 roving umpire (of gediplomeerd trainer) gedurende het hele tornooi.
- Finales U9 en U11 met scheidsrechter.
- Finales U13 en U15 met roving umpire per 4 wedstrijdterreinen.
Zoek je nog scheidsrechters?
- In Elit 2.0 kan je contactgegevens van Officials opzoeken via 'leden > zoeken van trainers, official of clubbestuurder'. Opgelet: enkel contactgegevens van officials die hebben aangegeven dat ze mogen getoond worden, zijn zichtbaar.
Hoe vervang ik een speler en wanneer mag ik een Lucky Loser inzetten?
- Indien een speler/ploeg uit de eerste of enige tabel (of poulefase) walkover geeft, dan kan die speler/ploeg vervangen worden door een nieuwe speler/ploeg, op voorwaarde dat de nieuwe speler/ploeg niet hoger geklasseerd is dan de te vervangen speler/ploeg en voor zover de te vervangen speler/ploeg nog geen wedstrijd heeft gespeeld.
- Indien een speler/ploeg uit de vervolgtabel (of eindronde na poules) walkover geeft (ongeacht of die speler/ploeg reekshoofd is), dan kan die vervangen worden door een speler/ploeg (Lucky Loser) die werd uitgeschakeld in de voorgaande tabel (of 3° plaats in de poules). De vervanging kan pas gebeuren wanneer alle matchen van de laatste voorronde gespeeld zijn. De wedstrijdleider zal de volgorde van de Lucky Loser loten. Elke speler die verliest in de laatste ronde van de (pre)kwalificatie komt in aanmerking als Lucky Loser. De speler moet zelf schriftelijk intekenen als Lucky Loser bij de wedstrijdleiding.
- TIP: vraag steeds aan spelers die de laatste ronde van een (pre)kwalificatietabel verliezen of ze interesse hebben om opgevist te worden als Lucky Loser. Zo weet je op voorhand of je hen mag contacteren als dat nodig zou zijn.
- Indien een speler een wedstrijd niet kan spelen omdat de speler opgevist kan worden als Lucky Loser in een ander tornooi/reeks en beslist om hierop in te gaan, dan zal de wedstrijd die oorspronkelijk gepland stond en niet kon worden afgewerkt, genoteerd worden als een W.O. (weerhouden). Enkel voor een kampioenschap (bv. Vlaams Kampioenschap) wordt hiervoor een uitzondering gemaakt en wordt dit een W.O. (niet weerhouden).
Wat te doen tegen matchfixing?
- Matchfixing staat hoog op de agenda van ITF, ATP en WTA, maar ook op Vlaams en Belgisch niveau is het probleem aanwezig. Wat is matchfixing? In welke vormen worden we er in onze competities mee geconfronteerd? Hoe gaat Tennis Vlaanderen hiermee om? Lees hier alles over matchfixing en ga samen met ons de strijd tegen dit probleem aan.
Op zoek naar tornooisponsors? Klop eens aan bij PassaTennis!
Onze partner PassaTennis is steeds op zoek naar tennistornooien om te sponsoren met gratis rackettapes voor alle deelnemers, een gratis doos ballen en waardebonnen voor de finalisten. Klinkt als muziek in de oren?
Wat moet je doen bij een dopingcontrole?
Heb je nog vragen?
Neem contact op met onze helpdesk via:
- elit@tennisenpadelvlaanderen.be
- Werkdagen van 8u30-16u30: 02 548 03 00
- Dringende hulp nodig na de kantooruren? Werkdagen van 16u30-21u00 en weekend van 9u00-21u00: 02/548.03.16